Die schriftliche Bestätigung der Teilnahme durch die Unterwiesenen ist von essenzieller Bedeutung. Durch die Unterschrift des Mitarbeitenden wird die Teilnahme an der Unterweisung dokumentiert. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber, nachzuweisen, dass er seiner gesetzlichen Pflicht zur Unterweisung in Sicherheits- und Gesundheitsschutzfragen nachgekommen ist (Rechtssicherheit). Zusätzlich wird dadurch innerbetrieblich transparent, welche Mitarbeitenden bereits an welchen Unterweisungen teilgenommen haben und bei wem noch Schulungen ausstehen (Fürsorgepflicht).
Ein Unterweisungsnachweis sollte die wesentlichen Informationen der durchgeführten Unterweisung enthalten. Dazu zählen das Thema der Unterweisung (so detailliert wie nötig), das Datum der Durchführung, der Name des Unterweisenden sowie die Namen und Unterschriften aller Teilnehmenden. Die Form des Nachweises ist nicht festgelegt, jedoch müssen die notwendigen Informationen klar daraus hervorgehen.
Es wird empfohlen, Unterweisungsnachweise für einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren (Abschn. 11 DGUV-I 211-005), auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Im Bereich des Strahlenschutzes sind spezifische Aufbewahrungsfristen festgelegt: Die Aufzeichnungen über die durchgeführte Unterweisung gemäß § 63 Strahlenschutzverordnung müssen je nach Tätigkeit bzw. Zutrittsberechtigung zum Kontrollbereich für fünf Jahre bzw. ein Jahr aufbewahrt und der zuständigen Behörde auf Verlangen vorgelegt werden.
Gemäß § 12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) muss die Unterweisung „ausreichend und angemessen“ sein. Das bedeutet, dass die Beschäftigten nach der Unterweisung in der Lage sein müssen, sicherheitsgerechtes Verhalten bei ihrer Tätigkeit an den Tag zu legen. Optimal wäre es, wenn ein Mitarbeiter die Inhalte in die entsprechende Sprache übersetzen kann. Sollte dies nicht möglich sein, können auch Piktogramme verwendet werden, um die Unterweisungsinhalte bildlich darzustellen. Einige Berufsgenossenschaften haben bereits grundlegende Sicherheitshinweise in verschiedene Sprachen übersetzt oder in bildlicher Form aufbereitet (z. B. BG ETEM, BGN). Neben verständlichen Unterweisungen müssen auch die erforderlichen Betriebsanweisungen in einer Form bereitgestellt werden, die von den Beschäftigten verstanden werden können. Wichtige Dokumente sollten daher in den im Unternehmen benötigten Sprachen verfügbar sein.
Für Zeitarbeitnehmer legt § 12 Abs. 2 ArbSchG fest, dass diese Pflicht den Entleiher trifft: „Bei einer Arbeitnehmerüberlassung trifft die Pflicht zur Unterweisung den Entleiher. Er hat die Unterweisung unter Berücksichtigung der Qualifikation und der Erfahrung der Personen, die ihm zur Arbeitsleistung überlassen werden, vorzunehmen.“ Das bedeutet, dass der Arbeitgeber vor Ort, der die Arbeitskraft einsetzt, für die Unterweisung verantwortlich ist. Der Verleiher, wie z. B. die Zeitarbeitsfirma, behält jedoch ebenfalls eine Grundpflicht und muss die jährlich geforderte Unterweisung durchführen. Anders verhält es sich mit Mitarbeitern von Fremdfirmen, die Aufträge auf dem Betriebsgelände ausführen (z. B. Reinigung, Reparaturen). Diese müssen von ihrem eigenen Arbeitgeber unterwiesen werden. Der Auftraggeber hat jedoch die Pflicht, den Koordinator der Fremdfirma vor Arbeitsbeginn über sicherheitsrelevante betriebliche Gegebenheiten zu informieren.
Gemäß Abschnitt 3 der AMR 3.2 kann die erforderliche allgemeine arbeitsmedizinische oder arbeitsmedizinisch-toxikologische Beratung im Rahmen der Unterweisung durchgeführt werden. Die Inhalte der Beratung orientieren sich an der Gefährdungsbeurteilung und umfassen:
Abschnitt 3 Absatz 5 der AMR 3.2 listet mögliche Beratungsthemen auf, darunter Aufnahmewege, Infektions- und Übertragungswege, Krankheitsbilder und Symptome, mögliche Wechselwirkungen mit Medikamenten, Prophylaxemaßnahmen, Hautschutz- und Hautpflegemaßnahmen sowie Informationen über das Recht auf Wunschvorsorge.
Die Gefahrstoffverordnung und die Strahlenschutzverordnung verlangen grundsätzlich eine mündliche Unterweisung. Für Unterweisungen im Strahlenschutz kann die zuständige Behörde erlauben, dass diese durch E-Learning-Angebote oder audiovisuelle Medien erfolgen, sofern dabei eine Erfolgskontrolle durchgeführt wird und die Möglichkeit für Nachfragen gewährleistet ist (§ 63 Abs. 3 StrlSchV).
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Termine, Fristen und Inhalte von Unterweisungen eingehalten werden. Dies kann durch die Führung einer zentralen Liste aller Beschäftigten oder mithilfe geeigneter Software gewährleistet werden. Diese Werkzeuge sind hilfreich, um Unterweisungen zu planen, zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren.
Ihr Experte für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz & Umweltschutz in Flensburg
Fachkraft für Arbeitssicherheit & Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator
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