1. Wer ist für die Aufbewahrung der Dokumentation zur Unterweisung zuständig?

Es existiert keine gesetzliche Vorgabe hierzu. Es ist jedoch ratsam, innerhalb des Unternehmens eine einheitliche Regelung zu etablieren. In einigen Unternehmen werden alle Schulungs- und Unterweisungsnachweise zentral in der Personalabteilung erfasst und aufbewahrt. Eine andere gängige Praxis besteht darin, dass der Vorgesetzte, der die Unterweisung durchführt, auch den Nachweis aufbewahrt.

  1. Ist die Erstellung einer Übersicht über alle Unterweisungen erforderlich?

Nein, es besteht keine Verpflichtung zur Erstellung einer solchen Übersicht. Eine Übersicht kann jedoch dabei helfen, zu überprüfen, ob alle notwendigen Unterweisungen durchgeführt wurden. Vorgesetzte können dann gezielt angesprochen werden. Eine Unterweisungsübersicht unterstützt den Unternehmer dabei, seiner Gesamtverantwortung im Arbeitsschutz gerecht zu werden. Zudem wird in vielen Audits im Rahmen von Zertifizierungen die Systematik zur Erfassung von Schulungen und Qualifizierungen verlangt.

  1. Müssen auch Unterweisungen von Leiharbeitnehmern dokumentiert werden?

Ja, der Entleiher ist für die arbeitsplatzbezogene Unterweisung der Leiharbeitnehmer verantwortlich. Die Anforderungen an die Dokumentation der Unterweisung unterscheiden sich daher nicht von denen für eigene Mitarbeiter.

  1. Muss die Dokumentation von Unterweisungen Aufsichtspersonen der Gewerbeaufsicht oder der Berufsgenossenschaft auf deren Verlangen vorgelegt werden?

Ja, im Rahmen ihrer Kontrollpflicht können beide Institutionen die Einsicht in diese Unterlagen verlangen. Dies geschieht in der Regel in Verbindung mit Unfallanalysen oder im Rahmen der Überprüfung der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation. In diesem Zusammenhang besteht eine Aussagepflicht.

  1. Gibt es eine Pflichtvorlage für die Dokumentation von Unterweisungen?

Nein, es gibt keine Pflichtvorlage. Es sollten jedoch die in Kapitel 2.2 aufgeführten Inhalte erfasst werden.

Ihr Experte für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz & Umweltschutz in Flensburg 

Fachkraft für Arbeitssicherheit & Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator

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